Afin de stopper temporairement l'envoi de votre séquence pour des contacts ayant encore des e-mails prévus, vous pouvez les mettre en pause dans celle-ci. Un contact peut être mis en pause de 2 manières dans l'application :
manuellement (action manuelle de votre part)
automatiquement (lorsque vos prospects vous répondent via un message automatique d'absence)
Par la suite et si vous souhaitez que les contacts reçoivent les prochains e-mails initialement programmés, vous devrez les réactiver manuellement dans la séquence.
Comment mettre en pause mes contacts ?
Vous pouvez mettre en pause vos contacts à plusieurs endroits dans l'application :
Depuis votre séquence
Rendez-vous sur votre page Séquences (1) via la barre latérale de gauche
Sélectionnez la séquence que vous souhaitez mettre en pause (2)
Via l'onglet Statistiques (3) de votre séquence, cliquez sur le carré Contacts actifs (4) afin de retrouver les contacts ayant encore des e-mails prévus dans la séquence.
Sélectionnez la 1ère page de résultats via le petit carré tout en haut (5) puis cliquez sur Sélectionner toutes les pages (6) s'il y a plus de 25 contacts. Cliquez en haut à droite sur les 3 petits points (7) puis sur Mettre en pause (8)
Une fenêtre apparaît. Sélectionnez via le menu déroulant la séquence dans laquelle vous souhaitez mettre en pause les contacts puis cliquez sur Valider
Les contacts seront mis en pause et ne recevront pas les prochains e-mails initialement programmés tant que vous ne les réactiverez pas manuellement. Vous pouvez ensuite les retrouver via la brique Contacts en pause en retournant dans l'onglet Statistiques de votre séquence.
A savoir :
Vos contacts mis en pause (manuellement ou automatiquement) prennent le statut "En pause" dans la séquence. Vous pouvez filtrer vos contacts en fonction de leur statut via nos filtres depuis votre page Contacts.
Si vous sélectionnez plusieurs contacts qui sont engagés dans des séquences différentes, seuls les contacts présents dans la séquence que vous avez sélectionnée via le menu déroulant seront mis en pause.
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Depuis la fiche de vos contacts
Rendez-vous sur la fiche d'un de vos contacts ayant encore des e-mails prévus dans votre séquence (cf. article Accéder à la fiche de mes contacts)
Allez dans l'onglet Séquences tout à droite puis cliquez sur le bouton "Pause" à gauche du statut de votre contact dans la séquence
Comment réactiver mes contacts dans la séquence ?
Comme vu en introduction, vous devrez réactiver vos contacts mis en pause manuellement ou automatiquement (message automatique d'absence du bureau).
Vous pouvez réactiver vos contacts à plusieurs endroits dans l'application :
Depuis la réponse de vos contacts
Rendez-vous sur votre Boîte de réception (1) via la barre latérale de gauche
Filtrez les réponses sur vos contacts absents en cliquant sur Catégorie (2) en haut puis sélectionnez Absent (3)
Consultez ensuite les différentes réponses automatique d'absence. Regardez la date de retour au bureau dans l'e-mail. Si le contact est de retour à date, alors allez dans l'onglet Séquences tout à droite puis cliquez sur le bouton "Play" à gauche de "En pause" pour le réactiver dans la séquence.
Le prochain e-mail se programmera ensuite sur le prochain créneau horaire disponible pour votre contact.
Depuis votre séquence
Rendez-vous sur votre page Séquences (1) via la barre latérale de gauche
Sélectionnez la séquence dans laquelle vous souhaitez réactiver des contacts (2)
Via l'onglet Statistiques (3), cliquez sur le carré Contacts en pause (4) pour retrouver tous les contacts mis en pause dans la séquence
Sélectionnez les contacts que vous souhaitez réactiver via les petits carrés (5) puis cliquez sur Sélectionnez toutes les pages (6) si vous souhaitez réactiver tous les contacts. Cliquez ensuite sur les 3 petits points (7) en haut à droite puis sur Réactiver dans une séquence (8).
Une fenêtre apparaît. Choisissez via le menu déroulant (9) la séquence dans laquelle vous souhaitez réactiver les contacts puis cliquez sur Valider (10)
Attention :
En appliquant la méthode vue précédemment, vous pouvez retrouver des contacts vous ayant répondu très récemment et qui seraient donc probablement encore absents à date. Afin d'éviter cela, vous pouvez utiliser nos filtres et associer les 3 critères suivants :
Séquence : indiquez le nom de votre séquence
Statut dans la séquence : choisissez En pause
Date de dernier contact : sélectionnez "jusqu'à" en mettant au moins 3 semaines avant la date du jour afin d'obtenir uniquement les contacts absents vous ayant répondu il y a 3 semaines ou plus.
Cliquez ensuite sur Enregistrer le filtre, sélectionnez les contacts puis réactivez-les dans la séquence en suivant les manipulations expliquées dans la méthode précédente.
Important :
Lorsque vous réactivez plusieurs contacts dans une séquence, la répartition horaire et journalière programmée initialement lors de l'ajout de vos contacts à la séquence n’est pas prise en compte. La répartition se fera en fonction de vos quotas horaires et journaliers définis dans les paramètres de votre compte via l'onglet E-mail.
Note :
Si vous sélectionnez plusieurs contacts qui sont en pause dans des séquences différentes, seuls les contacts en pause dans la séquence que vous avez sélectionnée via le menu déroulant seront réactivés dans la séquence.
Depuis la fiche de vos contacts
Rendez-vous sur la fiche de votre contact (cf. article Accéder à la fiche de mes contacts)
Via l'onglet Séquences à droite, cliquez sur le bouton "Play" ou cliquez en haut sur le bouton Réactiver dans une séquence
Comment mes e-mails se replanifient pour mes contacts réactivés ?
Règle 1
Si je réactive un contact dans la séquence avant que le nombre de jours entre les deux étapes soit passé, le prochain mail sera planifié en respectant le nombre de jours restant avant la prochaine étape.
Exemple : Sur une séquence de 2 e-mails, avec le 2ème qui est programmé 5 jours après le 1er. Si un contact est mis en pause puis réactivé dans la séquence deux jours après l'envoi du 1er e-mail, le prochain mail sera programmé 3 jours plus tard (il sera bien envoyé sur le créneau prévu initialement).
Règle 2
Si je réactive un contact dans une séquence après que le nombre de jours entre les deux étapes soit passé, le prochain mail sera planifié à partir du créneau horaire initialement configuré.
Exemple : Sur une séquence de 2 e-mails, avec le 2ème qui est programmé 5 jours après le 1er sur le créneau de 15-16h. Si un contact est mis en pause puis sorti de pause plus de 5 jours après l'envoi du premier e-mail, le 2ème sera programmé à partir du créneau horaire initialement programmé, soit 15-16h.
Règle 3
Si j'ajoute un contact à ma séquence et que je le mets en pause avant qu'il ne reçoive l'e-mail 1 de celle-ci, et que le créneau initialement prévu pour l'envoi du mail est passé, alors quand je le réactiverai dans la séquence l'e-mail 1 se programmera sur le prochain créneau horaire disponible.
Exemple : Il est 14h. J'ajoute mon contact à une séquence dont la 1ère étape est un e-mail. Le début d'envoi est prévu à 15h. Je mets en pause le contact à 14h30.
Si je réactive le contact demain à 9h alors l'e-mail 1 se programmera sur le prochain créneau disponible en fonction du planning d'envoi de la séquence, des quotas d'envois définis dans mes paramètres du compte et de la place sur le calendrier (des e-mails déjà programmés peuvent créer un "embouteillage").
Recommandation :
Si vous souhaitez modifier la répartition horaire et journalière d'envois déjà planifiés (afin d'augmenter ou baisser la cadence), alors vous pouvez mettre en pause vos contacts dans la séquence. Modifiez ensuite vos quotas génériques dans les paramètres de votre compte via l'onglet Email puis réactivez vos contacts dans la séquence. Les envois se répartiront en fonction des quotas génériques définis.
A savoir :
Le fait de mettre en pause tous vos contacts actifs de la séquence ne vous permettra pas ensuite de modifier les délais de relance entre les différentes étape de la séquence ou d'ajouter/supprimer des étapes.
Cependant vous pourrez modifier le planning d'envoi dans les paramètres de la séquence (le nouveau planning devra cependant autoriser les plages horaires configurées sur les relances dans l'édition de la séquence).