Avant de pouvoir ajouter vos contacts à une séquence, il est bien entendu nécessaire d'en avoir créé au moins une (cf. article Créer une séquence). Pour rappel une séquence est une suite de prises de contact (e-mails, visites de profil LinkedIn etc.) que vous définissez en amont afin de prospecter votre cible.
Ensuite :
Rendez-vous sur votre page Contacts (1) via la barre latérale de gauche
Sélectionnez les contacts que vous souhaitez ajouter à votre séquence via les petits carrés à gauche (2)
Cliquez sur Ajouter à une séquence (3) en haut à droite
Etape 1 : Sélection de la séquence
Une fenêtre apparaît. Sélectionnez la séquence souhaitée et cliquez sur Suivant
Après avoir sélectionné votre séquence, vous pouvez prévisualiser les e-mails à venir pour les contacts sélectionnés. Tout en haut à droite via les flèches bleues vous pouvez passer d'un contact à un autre. De plus, vous pouvez modifier manuellement le contenu des e-mails pour chaque contact afin qu'ils reçoivent un contenu encore plus personnalisé. Pour cela, sélectionnez via les flèches le contact souhaité puis cliquez sur le petit crayon en haut à droite des e-mails
Après avoir cliqué sur le crayon et modifié l'e-mail, cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications
Si tout est bon pour vous, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante
Étape 2 : Les contacts
A cette étape vous serez notifié des raisons pour lesquelles un ou plusieurs contacts sélectionnés ne peuvent pas être ajoutés à la séquence. En cliquant sur la raison, vous verrez la liste des contacts concernés et parfois une méthode pour "forcer" l'ajout. Voici un aperçu des motifs qui peuvent être retenus :
"Contacts blacklistés" :
Vous pouvez cliquer sur > à droite afin de faire apparaitre les contacts sélectionnés qui sont blacklistés et les sortir de la blacklist si vous le souhaitez. Attention cependant, ces contacts sont sûrement blacklistés pour une bonne raison (pour tout savoir sur votre blacklist dans datananas)
"Contacts déjà engagés dans une autre séquence" :
Vous pouvez cliquer sur > à droite afin de faire apparaître les contacts qui sont déjà engagés dans une autre séquence. Un contact ne peut être actif que dans une seule séquence à la fois, ainsi vous ne pourrez pas "forcer" l'ajout des contacts en question.
"Contacts avec des variables manquantes" :
Vous pouvez cliquer sur > à droite afin de faire apparaître les contacts qui ont des variables manquantes. Si vous souhaitez éditer ces variables afin de "forcer" l'ajout pour les contacts concernés, il vous suffit de cliquer sur Éditer le contact à droite de l'adresse e-mail, de renseigner une valeur pour la variable manquante et de cliquer sur Mettre à jour.
"Contacts ayant déjà fait partie d'une séquence" :
Vous pouvez cliquer sur > à droite afin de faire apparaître les contacts qui ont déjà fait partie d'une séquence auparavant. Si ce message apparaît, c'est que vous n'avez pas désactivé dans les paramètres de votre séquence la sécurité (le toggle doit être bleu) qui permet d'autoriser l'engagement des contacts ayant déjà été engagés dans des séquences précédentes. Vous pouvez désactiver cette sécurité en cliquant directement sur Autoriser l'ajout.
Après avoir corrigé (ou non) ces erreurs pour vos contacts, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante :
Étape 3 : Configuration de la séquence
Vous allez ici pouvoir définir l'expéditeur, la date de début d'envoi de votre séquence ainsi que le rythme d'envoi par heure et par jour.
1/ Expéditeurs
Choisissez l'adresse e-mail (ou les adresses e-mails) à partir de laquelle les e-mails de séquence partiront en sélectionnant une des 3 options ci-dessous :
1/ Envoi depuis mon compte : tous les e-mails de séquence seront envoyés depuis l'adresse e-mail synchronisée sur votre compte
2/ Envoi depuis les propriétaires : l'expéditeur sera défini selon le propriétaire des contacts sélectionnés. Afin de changer le propriétaire de vos contacts, vous pouvez suivre cet article.
3/ Choisir les expéditeurs : vous allez choisir manuellement les expéditeurs via les adresse e-mails synchronisés affichées. Les contacts seront ensuite réattribués et répartis aléatoirement entre les différents comptes sélectionnés.
Note : Si vous êtes propriétaire d'un contact et que vous décidez de programmer la séquence en choisissant une autre expéditeur alors l'expéditeur choisi deviendra le nouveau propriétaire du contact.
Aussi, si un de vos collaborateurs ajoute à la séquence un contact dont il n'est pas propriétaire et qu'il choisit l'option "Envoi depuis mon compte", alors il deviendra le nouveau propriétaire du contact. Un changement d'expéditeur implique donc également un changement de propriétaire sur vos contacts.
2/ Début de séquence
Choisissez à partir de quel jour et quelle heure l'envoi de votre séquence va débuter pour les contacts sélectionnés.
Vous pouvez démarrer l'envoi de votre séquence Dès que possible ou planifier le début pour Plus tard en sélectionnant une des 2 options ci-dessous :
1/ Dès que possible : la séquence débutera pour vos contacts à partir du prochain créneau disponible. Par exemple, s'il est 10 h 40 quand vous programmez votre séquence, cette dernière sera programmée pour s'envoyer à partir de 11 h. Si le prochain créneau n'est pas disponible, alors les e-mails seront programmés au plus tôt en fonction des plages autorisées dans le planning d'envoi de votre séquence, de vos quotas d'envoi définis dans les paramètres et des e-mails déjà programmés.
2/ Plus tard : Vous pouvez choisir de programmer le début d'envoi de votre séquence pour une date ultérieure. Pour définir la date de votre choix, cliquez sur Plus tard puis 2 options s'offrent à vous : définissez une date via le petit crayon ou définissez une date en cliquant directement sur le créneau souhaité dans le calendrier qui s'affiche tout en bas de la fenêtre.
L'heure de début de séquence correspond au créneau horaire à partir duquel les envois s'effectueront. Par exemple le créneau 10 h 00 correspond aux envois effectués entre 10 h 00 et 11 h 00.
3/ Mode d'envoi
Choisissez d'envoyer le maximum d'e-mails le plus tôt possible en répartissant les e-mails en fonction des quotas d'envoi définis dans les paramètres du compte ou espacer l'envoi des e-mails dans le temps en sélectionnant une des deux options ci-dessous :
1/ Le plus tôt possible : Les e-mails seront programmés de sorte à envoyer le maximum d'e-mails le plus tôt possible, en utilisant vos quotas d'envois définis dans les paramètres du compte
2/ Répartir dans le temps : Vous pouvez espacer vos prises de contacts, et définir spécifiquement le nombre maximum d'e-mails que vous souhaitez envoyer par heure et par jour concernant les contacts ajoutés. Par exemple vous pouvez définir une limite de 80 e-mails par jour et 5 e-mails par heure
Afin de pouvoir prévisualiser la date d'envoi de vos e-mails pour les contacts sélectionnés, rendez-vous sur la calendrier qui s'affiche tout en bas de la fenêtre. Via le nombre qui s'affiche sur les carrés orange vous pouvez voir le nombre d'e-mails programmés. Une fois que vous avez configuré votre séquence, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Suivant tout en bas à droite.
Étape 4 : Validation de la séquence
Un résumé de votre programmation apparaît à la fin. Si tout vous convient, cliquez sur le bouton bleu Engager ces contacts :
Votre séquence est maintenant programmée pour les contacts sélectionnés !
Si vous souhaitez vérifier que votre séquence est bien programmée, vous pouvez consulter le diagramme en barre sur votre Tableau de bord pour vois quand partiront les e-mails.
Tips sur la programmation des e-mails :
Si le prochain créneau horaire n'est pas disponible lors de la programmation de vos e-mails, ces derniers seront programmés au plus tôt en fonction du planning d'envoi de la séquence, de vos quotas d'envoi définis dans l'onglet E-mail des paramètres du compte ainsi que des e-mails déjà planifiés.
Lorsque vous programmez votre séquence, la limite d'envoi est fixé à 6 mois. Ainsi si vous sélectionnez un nombre important de contacts et/ou que la répartition choisie implique que des e-mails de votre séquence s'envoient dans plus de 6 mois, alors un message d'erreur apparaîtra. Vous devrez donc augmenter votre rythme d'envoi ou sélectionner un nombre de contacts moins important.